El proceso de escaneado y digitalización de archivos debe ser una solución estratégica dentro de las necesidades de gestión documental en las organizaciones. Los documentos o archivos digitalizados requieren de un proceso donde en función de la importancia de los mismos o su frecuencia de uso determinarán si deben ser procesados o escaneados y en qué calidad de digitalización.

El sistema de digitalización de ADOC permite minimizar los costes de escaneado de archivos mediante el estudio previo de los documentos a digitalizar y los requisitos.

El manejo de grandes volúmenes de documentos digitales de información en soporte documental ha evolucionado hacia una gestión más rápida y con más capacidad con los sistemas informáticos actuales.

Nuestra solución de digitalización y escaneado documental minimiza el coste de conversión hacia el soporte digital adaptándose a las necesidades de gestión documental de cada cliente.

El servicio de digitalización documental de ADOC permite:

• Escanear y digitalizar los documentos de información nueva.
• Digitalizar mediante el proceso de escaneado aquellos documentos en papel que ya existen.
• Custodiar de manera digital con la máxima seguridad los archivos digitales de la organización.

Las ventajas de la digitalización:

• Mayor integración con las aplicaciones de gestión documental.
• La capacidad de transmitir las imágenes documentales dentro de un flujo de trabajo estructurado y facilitarlo.
• La capacidad de que más de una persona acceda a las imágenes con información a la vez. el acceso en red desde cualquier lugar en cualquier momento.
• La eliminación de sistemas híbridos (documentos en papel y digitales) que pueden confundir a los usuarios que quieran acceder a todo el historial de un fichero.
• La integración con los procedimientos de la organización para recuperación ante desastres y copias de segundad de la información.
• La obtención de una copia protegida y segura del histórico documental.
• La potencial reducción del espacio de almacenamiento físico del archivo de la documentación, y la posibilidad de aumentar la productividad de la organización.

La digitalización documental puede ser:

• Digitalización Estándar: escaneado documental en diversos formatos y calidades de archivo en función de las necesidades de la organización.
• Digitalización Avanzada: escaneado de documentos con la incorporación de firma electrónica avanzada o con huella de tiempo para el contraste de la información contenida en el archivo.
• Extracción de datos: escaneado y extracción de los datos contenidos en el cuerpo del documento digitalizado mediante OCR (Reconocimiento del Carácter Óptico) para un uso posterior integrado en una herramienta de gestión como un ERP, BPM o para aplicaciones de Business Inteligence (BI).
• Digitalización In situ: proceso de escaneo documental en las instalaciones del cliente debido a unas necesidades específicas de seguridad que requieren el desplazamiento de nuestro equipo de escaneado.
• Digitalización Out plant: digitalización y escaneado de documentos en nuestros centros de proceso de datos (CPD) ubicados en las instalaciones de custodia y proceso documental de ADOC.